Von den acht Sachgründen des Gesetzes ist die Vertretung der praktisch wichtigste. Sie erklärt einen großen Teil aller befristeten Verträge, und sie hat für den Arbeitgeber einen erheblichen Vorteil: Es gibt keine Höchstdauer und keine Höchstzahl von Verträgen, solange jeder einzelne durch einen echten Vertretungsfall gedeckt ist.
Der Wortlaut und was er verlangt
§ 14 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes nennt als sachlichen Grund, dass
der Arbeitnehmer zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt wird.
Der Satz ist kurz, aber er hat Voraussetzungen. Es muss eine bestimmte andere Person geben, die ausfällt. Ihr Ausfall muss vorübergehend sein. Und es muss ein Zusammenhang zwischen ihrem Ausfall und Ihrer Einstellung bestehen – der Arbeitgeber muss also nachvollziehbar machen können, dass er Sie wegen dieses Ausfalls beschäftigt.
Dieser Zusammenhang muss nicht bedeuten, dass Sie genau die Tätigkeit der vertretenen Person übernehmen. Ein Unternehmen darf Aufgaben umverteilen: Die erfahrene Kollegin rückt auf die Stelle der Ausgefallenen, Sie übernehmen deren bisherige Aufgaben. Die Kette muss aber erkennbar bleiben. Wenn niemand mehr sagen kann, wessen Ausfall Ihre Einstellung ausgelöst hat, fehlt der Grund.
Die Vertretung bei Elternzeit und Mutterschutz
Für diesen häufigsten aller Vertretungsfälle gibt es eine eigene Vorschrift außerhalb des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. § 21 Absatz 1 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes bestimmt, dass ein sachlicher Grund vorliegt, wenn jemand zur Vertretung für die Dauer eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz, einer Elternzeit, einer auf Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder einzelvertraglicher Vereinbarung beruhenden Arbeitsfreistellung zur Betreuung eines Kindes oder für diese Zeiten zusammen oder für Teile davon eingestellt wird.
Absatz 2 erlaubt zusätzlich eine Befristung für notwendige Zeiten einer Einarbeitung. Absatz 3 verlangt, dass die Dauer kalendermäßig bestimmt oder bestimmbar oder den genannten Zwecken zu entnehmen ist.
Wichtig ist Absatz 4: Endet die Elternzeit ohne Zustimmung des Arbeitgebers vorzeitig und hat die vertretene Person das mitgeteilt, kann der Arbeitgeber den befristeten Vertrag mit einer Frist von mindestens drei Wochen kündigen, frühestens jedoch zum Ende der Elternzeit. Nach Absatz 5 ist das Kündigungsschutzgesetz in diesem Fall nicht anzuwenden. Absatz 6 stellt klar, dass dieses Kündigungsrecht vertraglich ausgeschlossen werden kann – ein Punkt, über den sich vor der Unterschrift reden lässt.
Wo die Vertretungsbefristung an Grenzen stößt
Die erste Grenze ist die Tatsachenfrage. Kommt die vertretene Person gar nicht zurück, weil sie gekündigt hat oder in eine andere Funktion gewechselt ist, dann gibt es ab diesem Zeitpunkt niemanden mehr zu vertreten. Ein Anschlussvertrag, der weiter auf diesen Grund gestützt wird, steht auf dünnem Eis.
Die zweite Grenze ist die Zahl der Wiederholungen. Auch wenn jede einzelne Befristung für sich einen Vertretungsfall abbildet, kann die Gesamtschau anders ausfallen, wenn über viele Jahre eine Vertretung auf die nächste folgt. Die Rechtsprechung prüft dann, ob der Arbeitgeber die Befristungsmöglichkeit rechtsmissbräuchlich ausnutzt. Der Beitrag zur Kettenbefristung beschreibt diese Prüfung.
Die dritte Grenze ist die Form. Auch die bestgegründete Vertretungsbefristung ist unwirksam, wenn die Schriftform nicht gewahrt ist – dazu der Beitrag zur Schriftform.
Was Sie fragen sollten, bevor Sie unterschreiben
Fragen Sie, wen Sie vertreten und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauert. Das ist keine Neugier, sondern die Grundlage jeder Einschätzung Ihrer eigenen Lage. Fragen Sie außerdem, ob die Stelle im Stellenplan dauerhaft besetzt ist oder ob sie mit der Rückkehr wieder besetzt wird – die Antwort sagt Ihnen, ob eine Übernahme überhaupt denkbar ist.
Und lesen Sie nach, ob Ihr Vertrag kalendermäßig befristet ist oder zweckbefristet. Bei der Zweckbefristung endet das Arbeitsverhältnis frühestens zwei Wochen nach Zugang der schriftlichen Unterrichtung über die Zweckerreichung; bei einer Datumsbefristung endet es am Datum, auch wenn die vertretene Person länger ausfällt. Der Beitrag zur Zweckbefristung stellt beide Varianten gegenüber.
Erkundigen Sie sich außerdem, ob im Vertrag eine ordentliche Kündigung vorgesehen ist. Ohne eine solche Abrede ist das Arbeitsverhältnis nach § 15 Absatz 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes für beide Seiten nicht ordentlich kündbar – und bei einer Elternzeitvertretung tritt daneben das besondere Kündigungsrecht des § 21 Absatz 4 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes, das vertraglich ausgeschlossen werden kann.
Wenn sich etwas ändert
Verlängert die vertretene Person ihre Elternzeit, ist das der Regelfall, in dem eine Verlängerung Ihres Vertrags nahe liegt – und Sie sollten sie ansprechen, statt abzuwarten. Wie, steht im Beitrag die Verlängerung ansprechen.
Kommt die vertretene Person früher zurück, gilt das Datum in Ihrem Vertrag weiter, sofern kalendermäßig befristet und keine Kündigungsmöglichkeit vereinbart wurde. Ob in Ihrem Fall ein Vertretungsgrund tatsächlich besteht, lässt sich nur an den konkreten Umständen beurteilen.
Und wer schreibt gerade befristet aus?
Im Stellenmarkt stehen die offenen Stellen mit der Befristungsangabe der Anzeige, soweit sie eine macht – und die Arbeitgeber, bei denen sich die befristeten Verträge häufen.